【アイサイト通信】ドキュメントは「保存」よりも「保管」が大切

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■ご挨拶
朝晩の澄んだ空気と日中の高い空にすっかり秋を感じられるようになりました。さて、今年もプロ野球の頂点を決める日本シリーズが始まります。

広島東洋カープが２５年ぶり、北海道日本ハムファイターズは４年ぶりに日本シリーズ進出を果たし、弊社の福山支店がある広島県は、おめでとうセールが開催されるなど、連日大盛り上がりの様子です！どちらが日本一を獲るのか、楽しみですね！皆様はどちらが優勝すると思いますか？

■【関西】設計・製造ソリューション展２０１６に出展致しました！

１０月５日（水）から７日（金）までの３日間、インテックス大阪で行われた「第１９回　関西　設計・製造ソリューション展」に出展致しました！

今年は、昨年よりも更に展示スペースを広げての出展でしたが、非常に多くの方に新しい製品やサービスをご覧頂く事が出来ました。

お立ち寄り頂いた皆様には心より御礼申し上げます。今回の「関西」設計・製造ソリューション展へ展示した製品はこちら！

・新バージョン『D-QUICK7』
・オーサリングツール（EntrySupport）
・一括出図支援ツール（Print Control)
・クラウド情報共有ソリューション
・e-文書法対応オプション
・建物・設備検査ソリューション
・ペーパーレス現場帳票ソリューション
・社内/社外の情報漏えい防止
・手書きノート・メモの情報共有
・大判高速スキャナー/プロッタ
・新旧文書比較
・マネージメントプロファイリング等

■大切なのはドキュメントを正しく『保管』する事

今回の展示会でも、図面や文書等のドキュメントに関する様々な疑問やお悩みをお持ちのお客様にお立ち寄り頂きました。

特に多かった内容は、日々増え続けるドキュメントデータの管理方法です。皆様はどのように管理されていますか？

個人個人が持ってるデータを共有サーバに入れ、「保管」しているつもりが実は「保存」しているだけ、、、になっている場合が多いです。

「保存」する事と「保管」する事には大きな違いがあります。

◇ 保存と保管の定義とは？

「保存」はそのままの状態を保つようにして、とっておく事。
　例：書類を段ボールへ入れて倉庫へ放り入れておく

「保管」は必要な時にすぐ取り出せるように管理しながら保存する事。
　例：次に使う事を前提に書類棚へ整理して入れておく

上記の例の様に、「保存」しているだけの状態で特定の書類を探そうとすると、倉庫中の段ボールを開けないといけない為、汗をかきながら肉体労働をする事になります。（時間の消費）

次に、段ボールに部署名を書いて倉庫へ入れておく事で、該当の部署名の段ボールだけを開いて探せば良い状態になり、「保管」が出来た様に感じます。

しかし、同じ部署名の段ボールが100箱も200箱もあった場合や、複数の部署間で連携した「○○プロジェクトに関する書類」を探したい場合、該当の書類はすぐに探し出せるでしょうか？

これでは「保管」とは言えないですよね。